Organizacja każdego eventu wymaga nie tylko odpowiedniego zaplanowania, ale i odpowiedniej organizacji. Aby finalny efekt był dla każdej ze stron satysfakcjonujący warto przygotować scenariusz eventu. Jak go wykonać?
Niezależnie od tego czy organizujemy konferencję, szkolenie, wykład, czy imprezę rodzinną odpowiednie zaplanowanie nawet najmniejszych szczegółów wydarzenia zwiększa szansę na sukces wydarzenia.
Jak napisać scenariusz konferencji?
Niezależnie od tego czy przygotowujemy konferencję dla pracowników, potencjalnych udziałowców czy inny rodzaj wydarzenia konieczne jest sporządzenie jego scenariusza. Określenie i rozplanowanie poszczególnych segmentów wydarzenia, gości konferencji, ewentualnych przerw na posiłek zapewni sukces wydarzenia i uchroni przed chaosem.
Jednak przed przygotowaniem scenariusza eventu warto zastanowić się nad kilkoma ważnymi elementami. O czym mowa? O kwestiach, dzięki którym zorganizowana impreza trafi do odpowiednich odbiorców, odpowie nam ich potrzeby i wzbudzi oczekiwane emocje.
Zanim napiszesz scenariusz – zdiagnozuj odbiorców i ich potrzeby
Aby zaplanować scenariusz eventu konieczne jest zaplanowanie odbiorców konferencji i ich potrzeby. Konieczne będzie również określenie ilości uczestników wydarzenia. To w zależności od ilości uczestników uzależniony będzie wybór odpowiedniego miejsca. W przypadku konferencji z charakterem, w której stawiamy na wyjątkową i niezapomnianą atmosferę przygotowaną choćby w stolicy, jest loft na imprezę Warszawa.
Scenariusz konferencji postaw na szczegóły
Scenariusz przygotowanego wydarzenia, szczególnie konferencji, powinien być jak najbardziej szczegółowy. Im więcej bowiem szczegółów i detali zostanie ujętych, tym większa szansa na sukces i powodzenie. A przede wszystkim większa szansa na wypracowanie oczekiwanego efektu. Dlaczego?
Kiedy organizujesz jakiekolwiek wydarzenie (niezależnie od jego zasięgu, rodzaju czy ilości uczestników i rangi) przede wszystkim trzeba określić cel imprezy i efekt, jaki zamierzamy uzyskać. Co ważne, do tych dwóch punktów warto dodać również kwestie odbiorców (ich wieku, płci, potrzeb i uczuć, jakie mają im towarzyszyć podczas wydarzenia).
Dopiero, kiedy określimy te trzy najważniejsze parametry można ruszyć z przygotowaniem scenariusza konferencji.
Przygotowujemy scenariusz konferencji
Opracowanie powyższych elementów pozwala ruszyć, jak wspomnieliśmy z przygotowaniem szczegółowych ram wydarzenia.
A dokładnie:
– godzinowego harmonogramu konferencji
na tym etapie określamy szczegółowy podział wydarzenia na segmenty łącznie z przedziałami czasowymi przeznaczonymi na każdy z nich. Co ważne w scenariuszu wszystkie elementy i części konferencji powinny być rozplanowane do co minuty. W tej części warto również określić szczegółowe zadania dla podwykonawców;
-określ godziny operacyjne
Wspomniane godziny operacyjne, to nic innego jak deadline dla poszczególnych części konferencji i podwykonawców. Innymi słowy należy określić godziny gotowości.
-określ wygląd i charakter konferencji
Ostateczny wygląd konferencji, ilość i kolejność atrakcji, określenie planów stołów, ewentualne rozmieszczenie gości, wizualizacje graficzne, plany techniczne budynku, a nawet rodzaj menu, to kolejne elementy, które należy ująć w scenariuszu konferencji.
-dane techniczne mające wpływ na prawidłowy przebieg wydarzenia i bezpieczeństwo uczestników
Dane kontaktowe organizatorów i podwykonawców, wszelkie szczegółowe procedury postępowania i zachowania (np. parking dla samochodów) się zarówno uczestników wydarzenia, jak i zaproszonych gości, to kolejne elementy o których warto pamiętać przygotowując scenariusz wydarzenia (niezależnie od tego czy przygotowujemy konferencję, szkolenie, koncert czy wernisaż).