Przygotowanie wydarzenia czy to szkolenia, konferencji, czy kongresu to niezwykle duże przedsięwzięcie. Z tego powodu odpowiednie rozplanowanie i przygotowanie scenariusza planowanego eventu to gwarancja sukcesu.
Czym jest event?
Zostałeś zaproszony na event lub przed Tobą w pracy ważne zadanie jakim jest przygotowanie eventu, a Ty nie wiesz czym jest ten event i jak się do tego zabrać?
Najprościej mówiąc mianem eventu możemy określić różnego rodzaju wydarzenia stanowiące wyjątkowy czas i doświadczenie. To, co wyróżnia eventy to również sam proces ich planowania i przygotowywania.
A zatem eventem określimy:
-pikniki,
-kongresy i szkolenia,
-imprezy sportowe,
-imprezy konsumenckie,
-spotkania pracownicze,
-konferencje,
-podróże motywacyjne.
Wydarzenia marketingowe:
-fam tripy,
-lounch’e produktów,
-happy hours.
Imprezy i uroczystości rodzinne:
-pogrzeby,
-wesela,
-chrzciny.
Wydarzenia kulturalne:
-wystawy,
-premiery spektakli,
-premiery filmowe
-koncerty,
-wernisaże.
Scenariusz eventu – jakie musi mieć elementy?
Ramowy plan planowanego wydarzenia powinien zawierać szczegółowe informacje i wytyczne dotyczące nie tylko samej imprezy (jej celu, profilu i potrzeb uczestników wydarzenia, godzin trwania, ilości i rodzaju przewidywanych atrakcji), ale i kwestii technicznych (nagłośnienia imprezy, oświetlenia, streamingu eventu, jak również kwestie niezbędnego sprzętu).
Scenariusz eventu – jak napisać?
Zadając sobie pytanie o to, jak napisać scenariusz eventu należy wziąć elementy, które wymieniliśmy wcześniej.
Określ cel eventu
Przede wszystkim zanim przystąpisz do planowania wydarzenia i sporządzania scenariusza warto przede wszystkim określić cel imprezy i jej rodzaj. Inne bowiem potrzeby i przygotowania będą niezbędne w przypadku małej imprezy firmowej, dużego eventu komercyjnego czy imprezy rodzinnej.
Określ profil uczestników
Wiek, zainteresowanie, płeć, potrzeby. To elementy, na które warto
warto zwrócić uwagę podczas przygotowywania i planowania wydarzenia. Określenie profilu uczestników, jak i ich potrzeb znacznie ułatwi zorganizowanie eventu spełniającego oczekiwania i potrzeby potencjalnych odbiorców.
Określ ramy czasowe wydarzenia
Kolejnym elementem tworzenia scenariusza eventu jest określenie jego ram czasowych i daty wydarzenia. W tym przypadku warto wziąć pod uwagę dostępność potencjalnych uczestników i ich potrzeby. Warto pamiętać że nawet najlepszy event zaplanowany w niewłaściwym czasie lub o niewłaściwej porze może zakończyć się prawdziwym fiaskiem.
Określ ilość i rodzaj atrakcji
W zależności od rodzaju eventu różne będą też atrakcje i ich ilość. Przy ich planowaniu warto dokładnie określić ramy czasowe imprezy, długość poszczególnych bloków (w przypadku szkoleń i konferencji), jak również rodzaj atrakcji w zależności od planowanego wydarzenia.
Poza atrakcjami, zwłaszcza w przypadku dłuższych imprez, konieczne jest również określenie ilości i długość przerw. Wartym dookreślenia jest również ilość czasu przeznaczonego na posiłek.
Jak napisać scenariusz eventu? – podsumowanie
Reasumując, przygotowanie eventu wymaga od organizatorów odpowiedniego przygotowania i sporządzenia scenariusza wydarzenia. Konieczne będzie określenie rodzaju, terminu i czasu trwania imprezy, ilości uczestników i ich potrzeb, a także ilości atrakcji. A przede wszystkim konieczne będzie ustalenie celu eventu i efektu, jaki chcemy uzyskać poprzez organizację danego wydarzenia.
Sprawdź: Jak napisać scenariusz konferencji.